GASdotto prevede un completo sistema di ruoli e permessi per l'accesso alle diverse funzioni ed alle diverse informazioni. Di default vengono creati alcuni ruoli essenziali - Amministratore, Utente e Referente - che rispettivamente possono modificare tutto, fare le prenotazioni e gestire gli ordini, ma un numero arbitrario di altri ruoli - ciascuno con permessi specifici - può essere creato, ed ogni utente può essere assegnato a ruoli diversi (e, dove richiesto, a fornitori diversi).

Dal pannello Configurazioni si possono creare, modificare ed assegnare tutti i ruoli: aprendono uno si trovano sulla sinistra i permessi attivati per tale ruolo, al centro l'elenco degli utenti assegnati, e - cliccando e selezionando un utente - a destra l'eventuale elenco di fornitori assegnati per quell'utente con quel ruolo. Comunque si può intervenire sull'assegnazione dei ruoli anche dai pannelli degli utenti e dei fornitori. È possibile definire i ruoli di default da assegnare in specifiche condizioni (ad esempio a tutti i nuovi utenti creati), alcune delle quali si attivano solo quando almeno un ruolo ha determinati permessi attivi (si consulti l'elenco qui sotto).

I ruoli possono essere organizzati gerarchicamente, e ogni utente con un ruolo di livello superiore potrà assegnare i ruoli di livello inferiore agli altri utenti.

Qui di seguito si trova l'elenco dei permessi che possono essere applicati ai ruoli e che hanno effetto sull'intero GAS.

• Accesso consentito anche in manutenzione: l'utente può accedere all'istanza anche quando viene attivata la modalità di manutenzione. Questa è utile nei periodi di pausa del GAS (ad esempio in estate), quando sono in corso le revisioni contabili o altre attività critiche.

• Modificare tutti i permessi: l'utente può modificare tutti i permessi di tutti gli altri utenti.

• Modificare le configurazioni del GAS: l'utente può accedere al pannello delle Configurazioni e modificare i parametri generali del GAS.

• Creare nuovi fornitori: l'utente può creare nuovi fornitori.

• Effettuare ordini: l'utente può effettuare prenotazioni. Tecnicamente ogni utente del GAS dovrebbe essere in grado di farlo, ed è raccomandato abilitare questo permesso per il ruolo di default, ma in casi particolari (e.g. un ruolo dedicato all'accesso da parte dei fornitori con lo scopo di fargli aggiornare i propri listini) può essere utile disabilitarlo

• Vedere tutti i fornitori: l'utente può vedere l'elenco completo dei fornitori e leggerne le informazioni. Solitamente è raccomandato abilitarlo per il ruolo di default.

• Vedere tutti gli ordini: l'utente può consultare l'elenco di tutti gli ordini, non solo quelli su cui può intervenire, e leggerne i dettagli.

• Modificare la propria anagrafica: l'utente può modificare i propri dati anagrafici. Solitamente è raccomandato abilitarlo per il ruolo di default.

• Amministrare gli utenti: l'utente amministra gli altri utenti, ne può creare di nuovi, eliminarli e modificarli.

• Vedere tutti gli utenti: l'utente può vedere l'elenco completo degli altri utenti e leggerne le informazioni (benché alcune siano nascoste ed accessibili solo agli amministratori). Solitamente è raccomandato abilitarlo per il ruolo di default, ma può essere disattivato per motivi di privacy.

• Avere sotto-utenti con funzioni limitate: l'utente può creare e gestire altri utenti, che potranno accedere all'istanza e fare prenotazioni che risulteranno a nome dell'utente che li ha creati. Attivando questo permesso per un qualsiasi ruolo verrà mostrato il parametro "Ruolo Sotto-Utente", che permette di specificare quale ruolo assegnare a tutti tali nuovi utenti "speciali" (spesso chiamato "amici"): si raccomanda di definire un ruolo con funzioni limitate (magari appunto solo quella di fare le prenotazioni).

• Amministrare i movimenti contabili degli utenti: l'utente può manipolare i movimenti contabili legati a tutti gli utenti (versamento della quota e del deposito).

• Amministrare tutti i movimenti contabili: l'utente può creare, eliminare e modificare tutti i movimenti contabili dal pannello Contabilità. Comunque i movimenti di pagamento delle prenotazioni possono essere generati da qualsiasi utente in grado di gestire i relativi ordini.

• Vedere i movimenti contabili: l'utente può consultare l'elenco di tutti i movimenti contabili, ma non alterarli.

• Amministrare i tipi dei movimenti contabili: l'utente può amministrare le tipologie di movimento contabile, nell'apposita tab del pannello Contabilità.

• Amministrare le categorie: l'utente può amministrare le categorie assegnabili ai prodotti (gestibili dal pannello Fornitori). Limitare l'accesso a questa funzione permette di evitare la proliferazione di svariate categorie, che ogni referente andrebbe a creare in sovrapposizione alle altre.

• Amministrare le unità di misura: l'utente può amministrare le unità di misura assegnabili ai prodotti (gestibili dal pannello Fornitori). Limitare l'accesso a questa funzione permette di evitare la proliferazione di svariate unità di misura che ogni referente andrebbe a creare in sovrapposizione alle altre, magari anche non coerenti tra loro.

• Visualizzare le statistiche: l'utente può accedere al pannello delle Statistiche.

• Amministrare le notifiche: l'utente può accedere al pannello delle Notifiche e creare, eliminare e modificare gli avvisi destinati agli utenti. Comunque le notifiche specifiche per gli ordini (apertura, chiusura, riepiloghi...) possono essere generate da qualsiasi utente in grado di gestire gli ordini stessi.

• Amministrare i GAS su questa istanza: l'utente può accedere al pannello Multi-GAS, da cui creare nuovi GAS hostati sull'istanza e modificare le assegnazioni di fornitori e ordini. Per ulteriori informazioni sulla modalità Multi-GAS si veda la pagina dedicata. Attivando questo permesso per un qualsiasi ruolo verrà mostrato il parametro "Ruolo Amministratore GAS Secondario", che permette di specificare quale ruolo assegnare ad ogni nuovo utente che viene creato contestualmente ad ogni nuovo GAS (e che si assume ne sarà l'amministratore).

I seguenti permessi prevedono il fatto che l'utente sia assegnato a uno o più fornitori, sui quali potrà operare come definito.

• Modificare i fornitori assegnati: l'utente può modificare tutti i parametri dei fornitori assegnati, incluso il listino dei prodotti.

• Aprire e modificare ordini: l'utente può aprire, chiudere e modificare ordini per i fornitori assegnati, nonché creare o modificare le relative prenotazioni a nome di altri utenti.

• Effettuare le consegne: l'utente può accedere al pannello "Consegne" degli ordini verso i fornitori assegnati. Questo implica la possibilità di creare e modificare le relative prenotazioni a nome di altri utenti.

• Amministrare i movimenti contabili: l'utente può intervenire sul pagamento degli ordini verso i fornitori assegnati.