In GASdotto, tutti gli utenti e tutti i fornitori hanno un proprio saldo attivo. In particolare, quello dell'utente viene anche chiamato "credito". Il GAS stesso ne ha cinque distinti:

  • Saldo Conto Corrente
  • Saldo Cassa Contanti
  • Saldo GAS
  • Saldo Fornitori
  • Saldo Cauzioni

Tutti i saldi vengono alterati a seconda della tipologia dei movimenti contabili che vengono salvati, ciascuno dei quali ha un suo proprio comportamento (anche in virtù del metodo usato: contanti, conto corrente o credito utente). Al momento dell'installazione ne sono predefiniti alcuni, ma possono essere modificati, aggiunti o rimossi dal pannello Contabilità.

Tra questi tipi di movimento, alcuni sono considerati essenziali in quanto vanno ad alterare anche altre strutture e relazioni oltre ai saldi.

  • Deposito cauzione socio del GAS e Restituzione cauzione socio del GAS, da usare per eventuali cauzioni versate dagli utenti al momento dell'ingresso nel GAS (e restituite al momento dell'uscita). Questi movimenti sono accessibili dal pannello Utenti.
  • Versamento della quota annuale da parte di un socio indica, appunto, l'eventuale versamento di una quota annuale. Gli utenti la cui quota annuale è scaduta vengono evidenziati nel pannello Utenti
  • Pagamento prenotazione da parte di un socio è l'atto di pagamento di una prenotazione. Al momento della consegna viene visualizzata una finestra che permette di registrare tale versamento, secondo uno dei metodi attivati (contanti, conto corrente o credito utente).
  • Pagamento ordine a fornitore è, appunto, il pagamento conclusivo di un ordine.

Dei saldi dei diversi soggetti viene mantenuto uno storico, che può essere manualmente aggiornato con la funzione "Archivia Saldi" del pannello Contabilità.

Pagamenti degli Utenti

Data la configurabilità dei tipi di movimento contabile, è possibile adattare GASdotto a diversi scenari.

  • Lasciando solo "Contanti" come metodo di pagamento attivo per le prenotazioni, GASdotto tiene traccia solo dei soldi incassati dagli utenti e versati al fornitore.
  • Attivando anche il metodo "Credito" si può tracciare l'ammontare totale dovuto da ogni membro, e dunque è possibile:
    • prevedere una "Gestione Cassa": gli utenti ricaricano il proprio credito con versamenti sul conto corrente del GAS oppure, se abilitato dal pannello Configurazioni, con versamenti PayPal, ed il pagamento delle consegne avviene scalando da tale credito;
    • conoscere il totale dovuto da ogni utente accumulato nel tempo, e periodicamente riscuotere il totale. Eventualmente, compilando gli appositi campi, facendosi generare un file SEPA da sottoporre alla propria banca. Lo "Stato Crediti" accessibile dal pannello Contabilità permette di avere una visione completa del saldo corrente di tutti gli utenti.

Il meccanismo della "Gestione Cassa" è particolarmente consigliato per i GAS numericamente più grandi, in modo da ridurre al minimo lo scambio di denaro contante all'interno del gruppo, diminuire le transazioni bancarie (e le relative commissioni), e avere a disposizione del gruppo liquidità sufficiente per sostenere eventuali ritardi nei pagamenti dei membri più svantaggiati.

Pagamenti ai Fornitori

Ogni fornitore ha un suo saldo, che viene incrementato quando una prenotazione viene consegnata e viene decrementato quando un ordine viene pagato.

Ci sono due modi per gestire i pagamenti degli ordini:

  • registrando semplicemente il pagamento per mezzo dell'apposita opzione rintracciabile nel pannello dell'ordine stesso (in Ordini)
  • nel pannello Contabilità, sotto la voce Fatture, è possibile caricare le fatture dei fornitori, le quali fanno riferimento a uno o più ordini, ed il cui totale può essere confrontato con quanto effettivamente incassato in fase di consegna. Quando la fattura viene marcata come "Pagata", i relativi ordini sono altrettanto marcati come pagati e dunque archiviati.
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